Comment négocier au mieux par mail?

La négociation avec un fournisseur est toujours un art difficile. L'acheteur et le vendeur développent chacun leur propre stratégie pour défendre leurs intérêts personnels. Il existe de nombreuses manières de mener une négociation:  par mail ou par téléphone et face à face.

La particularité du mail qu'il est asynchrone, c'est à dire que le message n'est pas reçu au moment que vous l'envoyez. Par conséquent, vous ne savez pas dans quel état d'esprit il sera au moment de sa lecture. Donc le risque de le heurter ou le mettre en colère et que votre message soit pris à la légère est trop grand.

Nicolas Caron de d'Halifax Consulting nous donne des conseils pour réussir ses négociations par mail:

1.Ne jamais RÉAGIR à un mail précédent

 

Ce qui vaut pour votre client, vaut pour vous également. Comme votre client, vous êtes pourvu d’émotions et selon votre personnalité, vous pouvez tout à fait sur-réagir à la lecture d’un mail. Par exemple, votre client tente sa chance, se dit qu’il va vous bousculer sur tel ou tel point « pour voir »…

Si vous REAGISSEZ au premier degré, c’est la voie royale pour l’escalade.  Il est normal que vous soyez énervé…  Par contre, il n’est pas normal que vous vous laissiez piéger par vos émotions.  Le principe même du mail, est d’être asynchrone… C’est-à-dire qu’en principe, vous n’êtes pas censé répondre dans la seconde… Je répète : vous n’êtes pas censé répondre dans la seconde.  Si vous prenez un peu de temps pour répondre, pour faire baisser la pression, pour choisir la meilleure tactique de réponse possible, personne ne vous en voudra.

En outre, souvenez-vous que plus l’issue de la négociation approche, plus vous avez intérêt à prendre votre temps.  Faites donc de la communication par mail votre alliée en gérant au mieux votre temps de réponse.

 

2. Pratiquez la Synchronisation écrite

Si vous avez fait des formations aux techniques de vente ou de négociation, vous avez sans doute appris à vous synchroniser sur votre interlocuteur. Sans rentrer ici dans le détail, il s’agit de prendre le temps de se caler avec son client tant sur le plan du rythme, de l’humeur, du style, etc.

Alors évidemment, avec le mail, tout ceci est difficile.  Tout l’art consiste donc à faire en sorte de créer un « sas de Lecture » qui permette à votre interlocuteur de rentrer dans votre mode de communication.

Plutôt que de répondre rapidement et sans le vouloir, brutalement,  aux points évoqués par votre client, il s’agit de commencer par un petit préambule qui vous permette à la fois d’exprimer vos « sentiments », « l’état d’esprit constructif » dans lequel vous souhaitez que votre réponse soit interprétée ou encore de rassurer sur le fait que vous distinguez bien le fond des points évoqués de la relation entretenue avec votre interlocuteur.  Quels que soient vos mots et/ou votre style, l’objectif est d’introduire le mail par un message subliminal qui parle directement au cerveau reptilien de votre interlocuteur : MOI PAS MECHANT !  MOI VOULOIR TOMBER D’ACCORD AVEC TOI DANS LES MEILLEURS CONDITIONS POSSIBLES !   (pour info le cerveau reptilien est un peu primaire, un peu rapide, mails malheureusement c’est lui le boss…)

 

3. Relisez votre mail dans le fauteuil du client

Une fois que votre mail est rédigé, bien pensé, chaque mot posé, il est le reflet de votre propre mécanique de pensée. Vous l’avez écrit sur la base de votre propre visualisation de la situation. Un bon réflexe consiste maintenant à le lire en vous mettant dans la position du client.

Il s’agit de lire en essayant « d’être » votre client et de vous poser les questions suivantes : Qu’est-ce que je lis ? Qu’est-ce que je ressens ? Qu’est-ce que je comprends ? Qu’est-ce que j’ai envie de dire ? Et enfin, selon la réponse aux questions précédentes, qu’est-ce que j’aurais préféré recevoir comme message ?

Alors évidemment, si vous investissez du temps dans cette façon de faire, c’est que l’enjeu est important, il s’agit donc de le faire à fond…  Essayez vraiment d’imaginer la situation du point de vue de votre interlocuteur, dans son contexte, avec ses contraintes et son mode de réaction habituelle.

Essayez aussi de faire l’exercice en imaginant que votre interlocuteur est de très mauvaise humeur.  Si votre mail reste lisible, acceptable, constructif même dans ce contexte, alors vous êtes sur la bonne voie.

 

4. Donnez-vous une seconde chance….

Bon, là je vais vous donner un truc tout à fait personnel.

Je ne sais pas si vous aussi vous vivez les choses comme ça, mais j’ai pendant longtemps eu l’impression qu’il suffisait que mon mail soit parti… pour que je m’aperçoive que j’aurais pu tourner une phrase autrement, pour me rendre compte que j’ai oublié un point ou que je n’avais pas intégré telle ou telle pièce jointe…. Comme si la touche « envoyer » déclenchait systématiquement une espèce de réflexe de lucidité pavlovien directement branché sur le nerf Outlook…

Et puis, il y a pire. Il y a ceux (pas vous ni moi évidement) qui sont même allés  jusqu’à se tromper d’interlocuteur et qui sont au bord de la crise cardiaque quand ils se rendent compte que leur mail « confidentiel » est parti vers le mauvais interlocuteur….

Bref, comme j’ai passé l’âge de ce genre d’émotions… j’ai décidé depuis maintenant plusieurs années de mettre un différé d’envoi sur tous mes mails. Ainsi, dès lors que j’ai envoyé le mail, il me reste 7 mn pour le rattraper… 7 mn pour que le réflexe de lucidité puisse intervenir et que j’ai la possibilité de corriger ce qui peut encore l’être…

Et vous, quels sont vos trucs pour réussir  vos négociations par mail?
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